「特定技能外国人の支援を自社で行いたい」
「登録支援機関への委託費用を削減したい」
「自社支援を始めたいが、何から準備すればよいかわからない」
このようなお悩みはありませんか？
特定技能外国人を受け入れる企業は、一定の要件を満たせば、登録支援機関に委託せず、自社で外国人への支援を実施することができます。これが、いわゆる「特定技能の自社支援」です。
自社支援を導入することで、支援業務に関するノウハウを社内に蓄積し、登録支援機関への委託費用を抑えられる可能性があります。一方で、義務的支援の実施、各種書類の作成・管理、外国人からの相談対応など、企業自身が担う業務も増えます。
L&C行政書士事務所では、特定技能の自社支援を始める企業様に向けて、支援開始から3か月間の導入サポートを提供しています。
書類作成の指導だけではなく、送り出し機関のご提案、通訳業務、義務的支援の運用方法、支援記録や届出書類の作成方法まで、実際の運用を見据えてサポートします。
1．特定技能の自社支援とは？
特定技能1号の外国人を受け入れる企業には、外国人が日本で安心して働き、生活できるようにするための支援が求められます。
通常は、受入れ企業が登録支援機関に支援業務を委託する方法がありますが、法令で定められた要件を満たせば、受入れ企業が自ら支援を実施することも可能です。
これが「自社支援」と呼ばれる方法です。
自社支援では、企業が支援計画に基づいて必要な支援を実施し、その実施状況を適切に記録・管理します。
自社支援の主なメリット
- 登録支援機関への委託費用を削減できる可能性がある
- 外国人とのコミュニケーションを社内で完結しやすくなる
- 支援業務のノウハウを社内に蓄積できる
- 外国人の生活状況や仕事上の悩みを把握しやすくなる
- 将来的な外国人材の採用・受入れ体制を強化できる
一方で、自社支援を始めるためには、企業側が支援を適切に実施できる体制を整えなければなりません。
単に登録支援機関との契約を終了すればよいというものではなく、支援責任者・支援担当者の配置、支援実施体制、外国人が理解できる言語での対応など、制度上の要件を確認する必要があります。
2．特定技能の自社支援には要件がある
特定技能1号の支援を自社で行う場合、受入れ企業は出入国在留管理庁が定める支援体制などの要件を満たす必要があります。
代表的な確認事項は、次のとおりです。
① 支援責任者・支援担当者を選任する
自社支援を実施するためには、支援責任者や支援担当者を適切に配置する必要があります。
担当者には、支援計画に基づく支援の実施や記録管理、外国人からの相談への対応などが求められます。
② 外国人を支援できる体制を整える
外国人本人が理解できる言語で必要な支援を提供できる体制が重要です。
社内に対応可能な人材がいない場合には、通訳者の手配や翻訳サービスの利用なども検討する必要があります。
③ 過去の受入れ・支援実績などの要件を確認する
自社支援には、過去の受入れ実績や外国人への相談対応に関する経験など、法令で定められた要件があります。
すべての企業が、希望すれば直ちに自社支援へ切り替えられるわけではありません。
企業の状況によって確認すべき事項が異なるため、導入前に自社が要件を満たしているか確認することが大切です。
④ 義務的支援を適切に実施する
特定技能1号外国人への支援には、事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保や生活に必要な契約の支援、生活オリエンテーション、公的手続への同行、相談・苦情への対応、日本語学習の機会の提供などがあります。
さらに、定期的な面談や関係機関への必要な対応なども求められます。
自社支援では、これらの支援を適切に実施し、実施記録や必要書類を管理できる体制を整える必要があります。
3．自社支援は書類作成だけではありません
自社支援を検討している企業様から、「必要書類の作り方さえわかれば、自社で対応できるのではないか」というご相談をいただくことがあります。
しかし、特定技能の自社支援で重要なのは、書類を作成することだけではありません。
実際の運用では、外国人とのコミュニケーション、生活上の相談、行政手続の案内、関係機関との調整など、さまざまな業務が発生します。
例えば、ミャンマー人やインドネシア人など、日本語での意思疎通が難しい外国人を受け入れる場合、必要に応じて母国語での説明や通訳対応が求められます。
また、送り出し機関との連絡や、外国人の採用・入国に向けた準備についても、企業だけでは対応方法がわからないケースがあります。
自社支援を長期的に継続するためには、制度の知識だけでなく、実際に運用できる仕組みを整えることが重要です。
4．L&C行政書士事務所の自社支援導入サポート
L&C行政書士事務所では、特定技能の自社支援を始める企業様に向けて、支援開始から3か月間の導入サポートを行っています。
自社支援を始める際に必要となる書類作成の指導だけでなく、実際の支援業務を適切に運用できるよう、企業様の状況に合わせてサポートします。
サポート① 自社支援の要件確認・導入準備
まずは、企業様の受入れ状況や支援体制を確認し、自社支援の要件を満たしているか、どのような準備が必要かを整理します。
支援責任者・支援担当者の配置、支援体制の整備、必要書類の準備など、導入に向けた課題を明確にします。
サポート② 送り出し機関のご提案
外国人材の採用にあたり、送り出し機関との連携が必要なケースでは、企業様の希望する国籍や採用分野などを踏まえ、送り出し機関の選定についてご相談を承ります。
外国人材の募集から採用、入国準備まで、企業様が必要とする支援内容に応じて、連携先の検討をサポートします。
サポート③ 通訳・翻訳業務のサポート
外国人本人への説明や相談対応において、言語の問題が生じることがあります。
当事務所では、必要に応じて通訳・翻訳業務についてもサポートし、企業様と外国人本人との円滑なコミュニケーションを支援します。
※対応可能な言語、通訳の方法、対応時間、費用などは、事前にご相談ください。
サポート④ 義務的支援の運用レクチャー
自社支援を始める企業様にとって、特に重要なのが義務的支援の運用方法です。
事前ガイダンス、生活オリエンテーション、相談対応、定期面談など、どのような場面で何を実施する必要があるのかを整理し、実際の業務に沿って説明します。
「いつ、誰が、何を実施するのか」を明確にすることで、支援の実施漏れを防ぎ、社内で継続的に運用できる体制づくりを目指します。
サポート⑤ 支援記録・必要書類の作成レクチャー
特定技能の支援業務では、支援計画や実施記録、定期面談の記録、各種届出など、状況に応じてさまざまな書類への対応が必要になります。
当事務所では、必要書類の作成方法や記録の残し方、書類管理の方法についてレクチャーします。
企業の担当者が自社で書類を作成し、日常の支援業務を継続できるよう、実務に即したサポートを行います。
5．なぜ自社支援の開始から3か月間のサポートが必要なのか？
自社支援は、制度の説明を一度受けただけで、すべての業務を問題なく実施できるとは限りません。
実際に支援を開始すると、事前に想定していなかった相談や書類作成、関係機関との連絡などが発生することがあります。
特に、初めて特定技能外国人を受け入れる企業様や、これまで登録支援機関に支援を委託していた企業様にとっては、実務を習得するまでに一定の時間が必要です。
そこで、L&C行政書士事務所では、自社支援の開始から3か月間、実際の運用をサポートする仕組みをご用意しています。
導入初期に、義務的支援の実施方法、書類作成、記録管理、外国人への説明方法などを確認することで、企業様が自社で支援を継続できる体制づくりを目指します。
「自社支援に切り替えたいけれど、最初からすべて自社で対応できるか不安」という企業様も、ぜひご相談ください。
6．特定技能の自社支援を検討している企業様へ
特定技能の自社支援は、適切に運用できれば、支援ノウハウの社内蓄積や委託費用の削減につながる可能性があります。
ただし、自社支援には法令上の要件があり、義務的支援を適切に実施する体制や、必要書類を管理する仕組みが欠かせません。
L&C行政書士事務所では、特定技能の自社支援を始める企業様に向けて、導入準備から実務の運用まで幅広くサポートします。
- 特定技能の自社支援を始めたい
- 登録支援機関への委託費用を見直したい
- 自社支援の要件を満たしているか確認したい
- 送り出し機関の選定について相談したい
- 通訳・翻訳の対応体制を整えたい
- 義務的支援の運用方法を学びたい
- 支援記録や届出書類の作成方法を教えてほしい
- 自社支援の開始から3か月間、専門家のサポートを受けたい
このようなお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
特定技能の自社支援は、書類作成だけでなく、実際に運用できる体制づくりが重要です。
L&C行政書士事務所が、導入準備から支援開始後3か月間の運用まで、企業様の自社支援をサポートします。
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特定技能の自社支援に関するご相談をお待ちしております。
参考情報
出入国在留管理庁「特定技能制度」
※自社支援の導入にあたっては、最新の法令・運用要領に基づき、受入れ企業が支援体制等の要件を満たすか確認する必要があります。
