特定技能1号外国人を受け入れる場合、受入れ企業にはさまざまな支援を行うことが求められます。

その中でも、外国人が日本で安心して働き始めるために重要な支援の一つが「事前ガイダンス」です。

事前ガイダンスでは、雇用契約の内容や仕事内容、給与・労働条件、在留資格の範囲、入国手続き、住居、相談窓口など、特定技能外国人が日本で働き、生活するために必要な事項を事前に説明します。

しかし、事前ガイダンスは、単に資料を渡して説明すればよいというものではありません。

外国人本人が内容を十分に理解できるよう、分かりやすい言葉で説明し、必要に応じて通訳を用意するなど、適切な方法で実施することが重要です。

今回は、特定技能1号の事前ガイダンスについて、実施方法や説明すべき内容、実施時の注意点について解説するとともに、当事務所・当社で対応可能な事前ガイダンスの実施支援についてご紹介します。

1．特定技能の事前ガイダンスとは？

事前ガイダンスとは、特定技能1号外国人が日本で就労を開始する前に、仕事や労働条件、日本での生活、入国手続きなどについて説明する支援です。

特定技能1号外国人に対する「義務的支援」の一つとして実施が必要とされています。

特定技能外国人が、入国・就労する前に、

「どのような仕事をするのか」

「給与はいくらなのか」

「労働時間や休日はどうなっているのか」

「日本でどのような生活をするのか」

「困ったときは誰に相談すればよいのか」

といった事項を理解しておくことは、入国後のトラブルを防ぐうえでも非常に重要です。

事前ガイダンスは、外国人本人が日本での仕事や生活について正しく理解し、安心して就労を開始するための重要な準備期間といえます。

2．事前ガイダンスはいつ実施する？

事前ガイダンスを実施するタイミングは、外国人が海外に住んでいる場合と、日本国内に住んでいる場合で異なります。

海外から特定技能1号外国人を受け入れる場合は、原則として在留資格認定証明書交付申請前に実施します。

一方、日本国内に在留している外国人が在留資格を「特定技能1号」に変更する場合は、在留資格変更許可申請前に実施することになります。

そのため、採用が決まったからといって、すぐに在留資格の申請書類だけを準備するのではなく、事前ガイダンスの実施時期も含めてスケジュールを組むことが重要です。

3．事前ガイダンスの実施方法

事前ガイダンスは、外国人本人と直接コミュニケーションを取りながら実施する必要があります。

実施方法としては、対面による方法のほか、Web会議システムやテレビ電話などを利用して実施することも可能です。

一方で、メールや書面を一方的に送付するだけでは、事前ガイダンスを適切に実施したことにはなりません。

重要なのは、外国人本人が説明を受け、その内容を十分に理解できる状態であることです。

また、ガイダンス終了後には、本人が内容を理解したことを確認するため、所定の確認書への署名など、実施記録を適切に残しておくことも重要です。

4．事前ガイダンスで説明する主な内容

事前ガイダンスでは、特定技能外国人が日本で働き始める前に必要となる事項について説明します。

主な内容として、次のような事項があります。

① 業務内容・報酬額・労働条件

実際に従事する仕事内容、給与、労働時間、休日、休暇などについて説明します。

特に重要なのは、雇用契約書や雇用条件書に記載されている内容と、事前ガイダンスで説明する内容に相違がないことです。

外国人本人が「聞いていた話と違う」と感じることは、入国後のトラブルにつながる可能性があります。

そのため、給与や勤務時間だけでなく、残業の有無、休日、勤務場所などについても、本人が理解できるように説明することが大切です。

② 在留資格で認められている業務範囲

特定技能の在留資格では、従事できる業務の範囲が定められています。

そのため、外国人本人に対して、どのような業務に従事することができるのかを説明しておく必要があります。

受入れ企業側も、特定技能外国人に対して在留資格の範囲を超えた業務をさせないよう注意しなければなりません。

③ 入国・在留手続き

海外から来日する外国人の場合と、日本国内で在留資格を変更する外国人の場合では、必要な手続きが異なります。

例えば海外から入国する場合には、在留資格認定証明書や査証取得、入国までの流れについて説明します。

国内在住者の場合には、在留資格変更許可申請など、その人の状況に応じた手続きについて説明します。

④ 保証金・違約金等に関する事項

特定技能外国人やその家族等が、保証金を徴収されていないか、違約金を定めた契約を結んでいないかなどについて確認します。

外国人が不当な金銭的負担を負うことがないよう、本人への確認と説明を適切に行うことが重要です。

⑤ 送り出し機関への支払い

海外から受け入れる場合には、送り出し機関等に支払った費用があるかどうかについても確認します。

費用が発生している場合には、支払先や金額、支払内容などを確認し、外国人本人がその内容を理解しているかを確認することが大切です。

⑥ 支援にかかる費用

特定技能1号外国人に対する義務的支援にかかる費用については、原則として受入れ企業が負担します。

そのため、登録支援機関に支援業務を委託している場合であっても、その支援費用を外国人本人に負担させることがないよう注意が必要です。

⑦ 住居に関する事項

住居については、

・社宅なのか、借上げ住宅なのか
・家具や家電が用意されているのか
・Wi-Fi等の通信環境はどうなっているのか
・家賃はいくらなのか
・光熱費等の負担はどうなるのか

など、実際に生活を始めるうえで必要となる事項について説明します。

特に住居費については、入国後のトラブルにつながりやすいため、外国人本人が十分に理解できるよう、具体的に説明することが重要です。

⑧ 入国時の送迎

海外から入国する場合には、空港や港から住居または勤務先までの送迎について説明します。

誰が迎えに来るのか、どこで待ち合わせるのかなど、外国人本人が安心して入国できるよう、具体的な案内を行うことが望ましいでしょう。

⑨ 相談・苦情の申し出方法

仕事や生活上の問題が発生した場合に、どこへ相談すればよいのかを説明します。

相談窓口の担当者名、電話番号、メールアドレス、対応可能な時間などを伝え、外国人本人が実際に困ったときにすぐ相談できる状態にしておくことが重要です。

⑩ 支援担当者の情報

受入れ企業または登録支援機関の支援担当者について、氏名や連絡先などを説明します。

「誰に相談すればよいのか分からない」という状況を防ぐためにも、具体的な連絡先を伝えておくことが大切です。

5．事前ガイダンスを実施するときの注意点

事前ガイダンスで最も重要なのは、「説明したこと」ではなく「外国人本人が理解できたこと」です。

特定技能外国人は一定の日本語能力を有している場合でも、労働契約や社会保険、税金、在留資格などに関する専門的な内容をすべて日本語だけで理解できるとは限りません。

そのため、難しい専門用語をそのまま説明するのではなく、外国人本人が理解できる言葉に置き換えて説明することが重要です。

必要に応じて、本人が十分に理解できる言語での通訳を介して実施することも検討しましょう。

また、説明中に本人から質問があった場合には、その場で回答し、理解が不十分な部分があれば繰り返し説明することも大切です。

特に、給与、家賃、控除、勤務時間、休日、仕事内容などは、入国後のトラブルにつながりやすい項目です。

これらの事項については、書類に記載されている内容をそのまま読み上げるのではなく、具体例を交えながら説明することで、本人の理解を深めることができます。

6．事前ガイダンスは「説明して終わり」ではありません

事前ガイダンスは、特定技能外国人を日本に迎え入れるための重要な準備です。

例えば、ガイダンスの中で外国人本人が、

「給与から何が引かれるのか分からない」

「家賃はいくら払うのか分からない」

「仕事内容が面接時に聞いていた内容と違う」

「日本に到着した後、誰に連絡すればいいのか分からない」

といった疑問を抱えたまま入国すると、入国後のトラブルにつながる可能性があります。

だからこそ、事前ガイダンスでは一方的に説明するのではなく、外国人本人の理解度を確認しながら進めることが重要です。

また、本人が希望する場合には、就労開始後に改めて説明を行うことが必要となる場合もあります。

7．事前ガイダンスの実施に向けた準備もサポートします

特定技能外国人の受入れでは、事前ガイダンスの実施だけでなく、その前段階の準備も重要です。

当事務所では、特定技能外国人の受入れにあたり、事前ガイダンスを適切に実施できるよう、必要な準備から実施までサポートしています。

具体的には、

・事前ガイダンスの実施に向けた事前指導
・説明内容や実施方法の確認
・外国人本人への分かりやすい説明
・必要に応じた通訳を介したガイダンス
・事前ガイダンスに必要な書類の作成サポート
・確認書等の必要書類の準備
・ガイダンス実施後の記録管理に関するサポート

など、受入れ企業の状況に応じて対応いたします。

特に、外国人本人が日本語だけでは十分に理解することが難しい場合には、通訳を活用しながら、本人が内容を理解できるよう丁寧に説明することが重要です。

「とりあえず書類に署名してもらえば大丈夫」という考え方ではなく、外国人本人が雇用条件や仕事内容、日本での生活について正しく理解したうえで入国・就労できるよう支援することが、トラブル防止につながります。

8．特定技能の事前ガイダンスでお困りの企業様へ

特定技能外国人の受入れを予定しているものの、

「事前ガイダンスで何を説明すればよいか分からない」

「実施するタイミングが分からない」

「外国人本人に日本語で説明しても理解してもらえるか不安」

「通訳を用意したい」

「必要な書類を準備したい」

といったお悩みはありませんか？

事前ガイダンスは、特定技能外国人が日本で安心して働き始めるための重要な支援です。

当事務所では、事前ガイダンスの実施に向けた指導や準備、外国人本人への説明、必要に応じた通訳、書類作成のサポートなど、受入れ企業の状況に応じた支援を行っています。

特定技能外国人の受入れ準備から、入国・就労開始後の支援まで、適切な手続きを進めるために、ぜひお気軽にご相談ください。

特定技能の事前ガイダンスについてのご相談はお気軽にお問い合わせください

特定技能外国人の受入れに関する事前ガイダンスや支援体制について、専門家がサポートいたします。

「何から準備すればよいか分からない」という段階からでもご相談いただけます。

外国人本人が安心して日本での仕事をスタートできるよう、受入れ企業と外国人双方の立場に立って、丁寧にサポートいたします。