「登録支援機関を設立したいけれど、何から始めればよいか分からない」
「登録申請の書類は作成できても、登録後にどのような業務を行えばよいのか不安」
「支援計画に沿った支援や定期届出、面談、相談対応を適切に行えるか心配」
登録支援機関の設立を検討されている企業様から、このようなご相談をいただくことがあります。
登録支援機関は、必要な書類を作成して申請し、登録されれば終わりというものではありません。
登録後は、特定技能1号外国人に対して支援計画に基づく義務的支援を適切に実施するとともに、支援の実施記録を管理し、必要な届出を行うなど、継続的な運営が必要になります。
そのため、登録支援機関を新たに立ち上げる際には、「登録できるかどうか」だけではなく、「登録後に実際に運営できる体制を構築できるか」という視点が非常に重要です。
当事務所では、登録支援機関の設立手続きだけでなく、設立後の支援業務や届出、面談、相談対応など、実際の運営を見据えたサポートを行っています。
今回は、登録支援機関を設立するための基本的な要件や手続き、そして登録後の運営で注意すべきポイントについて解説します。
1．登録支援機関とは？
登録支援機関とは、特定技能1号外国人を受け入れる企業（特定技能所属機関）から委託を受け、外国人に対する支援を行う機関です。
特定技能1号外国人を受け入れる場合、受入れ企業には、外国人が日本で安定して働き、生活できるよう、定められた支援を実施することが求められます。
受入れ企業が自社で支援を実施することもできますが、必要な支援体制を整えることが難しい場合には、登録支援機関に支援業務を委託することができます。
登録支援機関は、受入れ企業から委託を受け、特定技能外国人に対する支援を実施する役割を担います。
そのため、登録支援機関を設立する場合には、単に外国人を紹介したり、在留資格の申請をサポートしたりするだけではなく、外国人が日本で働き、生活するために必要な支援を継続して行える体制を整えることが重要です。
2．登録支援機関を設立するためには一定の要件があります
登録支援機関として登録するためには、出入国在留管理庁が定める一定の基準を満たす必要があります。
例えば、
・支援責任者および支援担当者を選任していること
・外国人への支援を適切に実施できる体制が整っていること
・外国人に対する相談業務など、所定の実績や経験があること
・支援にかかる費用を外国人本人に負担させないこと
・出入国関係法令や労働関係法令等を遵守していること
などが挙げられます。
ただし、登録支援機関の登録要件は、申請する事業者の状況や支援体制によって確認すべきポイントが異なります。
特に注意したいのが、「支援実績・相談業務の経験等の要件」です。
登録支援機関を設立したいと考えていても、会社のこれまでの事業内容や外国人雇用に関する経験、担当者の経歴などによっては、どの要件に該当するのかを個別に確認する必要があります。
そのため、登録支援機関の設立を検討する場合は、いきなり書類を作成するのではなく、まず自社が登録要件を満たしているかを確認することが重要です。
3．登録支援機関の設立手続きは「書類作成」だけではありません
登録支援機関の登録申請では、申請書や登録支援機関の概要書、誓約書、支援担当者に関する書類など、さまざまな書類を準備する必要があります。
しかし、重要なのは「書類を作成すること」だけではありません。
登録申請の段階から、登録後にどのような支援を行うのかを想定し、実際の運営体制を整えておくことが大切です。
例えば、
・誰が支援責任者になるのか
・誰が支援担当者として外国人を担当するのか
・外国人から相談を受けた場合、誰が対応するのか
・外国人が理解できる言語で対応できる体制があるか
・定期面談をどのように実施するのか
・支援記録をどのように作成・管理するのか
・必要な届出を誰がいつ行うのか
・担当者が休んだ場合や退職した場合にどう対応するのか
といった点を、あらかじめ整理しておく必要があります。
登録支援機関としての登録を取得した後、すぐに支援業務を開始できるよう、申請準備と並行して運営体制を整えることが理想です。
4．登録後に必要となる「義務的支援」
登録支援機関として登録された後は、受入れ企業から委託を受けた特定技能1号外国人に対し、支援計画に基づいて義務的支援を実施することになります。
具体的には、
・事前ガイダンス
・出入国する際の送迎
・住居確保や生活に必要な契約に関する支援
・生活オリエンテーション
・公的手続等への同行・補助
・日本語学習の機会の提供
・相談・苦情への対応
・日本人との交流促進に関する支援
・転職支援
・定期的な面談
など、幅広い支援が必要になります。
これらの支援は、単に「やったつもり」ではなく、適切に実施したことを確認できるよう、支援内容や実施状況を記録しておくことも重要です。
登録支援機関を設立する際には、登録申請の準備と同時に、これらの支援をどのように実施するのか、社内の業務フローを整えておく必要があります。
5．登録後の「届出」も登録支援機関の重要な業務です
登録支援機関として業務を行う場合、特定技能外国人の支援を実施するだけではなく、必要な届出についても適切に管理する必要があります。
特定技能制度では、受入れ企業や登録支援機関に対して、定期的な届出や、一定の事由が発生した場合に行う随時の届出などが求められます。
届出が必要な事由を把握していなかったり、提出期限を過ぎてしまったりすると、制度上の問題につながる可能性があります。
そのため、登録支援機関の運営では、
「どのような場合に届出が必要なのか」
「誰が届出を担当するのか」
「いつまでに提出するのか」
「どの書類を準備するのか」
を明確にしておくことが重要です。
登録支援機関を設立したばかりの段階では、支援業務そのものに目が向きがちですが、届出の管理体制も含めて運営方法を構築することが必要です。
6．定期面談と相談対応は「登録支援機関の実務経験」が活きる部分
登録支援機関の業務の中でも、実務経験が特に重要になるのが、特定技能外国人との定期面談や日常的な相談対応です。
外国人から寄せられる相談は、必ずしも在留資格に関するものだけではありません。
例えば、
「職場の人間関係について相談したい」
「給与明細の内容が分からない」
「病院に行きたいが、どこに行けばよいか分からない」
「携帯電話の契約について相談したい」
「住居の設備に問題がある」
「仕事を辞めたい」
など、仕事や生活に関するさまざまな相談が寄せられることがあります。
登録支援機関の担当者には、相談内容を正確に把握し、必要に応じて受入れ企業や行政機関、医療機関等と連携しながら対応することが求められます。
そのため、登録支援機関を設立する場合には、申請書類を作成する能力だけではなく、実際に外国人を支援し、問題を解決していくための実務的なノウハウが重要になります。
7．登録支援機関の「設立後」まで見据えたサポートが重要です
登録支援機関を新しく設立する場合、行政書士などの専門家に依頼すれば、登録申請に必要な書類作成や手続きを進めることはできます。
しかし、登録が完了した後、
「実際にどのように支援すればよいのか」
「定期面談はどのように行えばよいのか」
「相談を受けた場合はどう対応すればよいのか」
「届出のタイミングが分からない」
といった問題に直面するケースもあります。
登録支援機関は、登録されること自体が目的ではありません。
実際に特定技能外国人への支援を開始し、適切な支援を継続していくことが重要です。
だからこそ、登録支援機関の設立をサポートする専門家を選ぶ際には、「申請書類を作成して終わり」ではなく、登録後の運営についても相談できるかどうかが重要なポイントになります。
8．当事務所は「登録支援機関の設立」と「その後の運営」をサポートします
当事務所では、登録支援機関の設立にあたり、登録申請書類の作成だけを行うのではありません。
前職で登録支援機関の実務に携わっていた経験を活かし、登録後に実際に支援業務を運営することを見据えたサポートを行っています。
登録支援機関の設立前には、
・登録要件の確認
・支援責任者・支援担当者の体制確認
・必要書類の整理
・登録申請書類の作成
・登録後の運営体制の検討
などをサポートします。
そして、登録後についても、
・特定技能1号外国人に対する義務的支援
・事前ガイダンス
・生活オリエンテーション
・定期面談
・外国人からの相談・苦情への対応
・支援記録の管理
・定期届出・随時届出に関する対応
・受入れ企業との連携
など、登録支援機関を実際に運営するうえで必要となる業務についてもご相談いただけます。
「登録支援機関を作りたい」という段階から、「実際に登録支援機関として業務を開始し、安定して運営する」段階まで、継続的にサポートできることが当事務所の強みです。
9．登録支援機関をこれから設立する方へ
登録支援機関の設立を検討している場合、まずは「登録できるか」を確認することが重要です。
しかし、それと同時に、
「登録後に誰が支援するのか」
「どのように外国人からの相談に対応するのか」
「定期面談をどう管理するのか」
「届出をどのように管理するのか」
「支援記録をどのように残すのか」
といった、運営面まで考えておく必要があります。
登録支援機関は、設立して登録を取得した後からが本当のスタートです。
登録申請の書類作成だけでなく、登録後の実務まで見据えて準備することで、特定技能外国人に対して継続的かつ適切な支援を行える体制を構築することができます。
まとめ
登録支援機関を設立するためには、一定の登録要件を満たし、必要な書類を準備して登録申請を行う必要があります。
しかし、登録支援機関の業務は「登録されれば終わり」ではありません。
登録後は、特定技能1号外国人への義務的支援を実施し、定期面談や相談対応を行い、支援記録を管理するとともに、必要な届出を適切に行うなど、継続的な運営が必要になります。
そのため、登録支援機関を設立する際には、申請手続きだけでなく、設立後の運営まで見据えた準備が重要です。
当事務所では、前職で登録支援機関の実務に携わった経験を活かし、登録支援機関の設立に必要な書類作成・申請手続きだけでなく、登録後の義務的支援、定期面談、相談対応、届出など、実際の運営面についてもサポートしています。
「登録支援機関を設立したいけれど、登録後の運営が不安」
「登録申請だけでなく、実際の支援業務についても相談できる専門家を探している」
「登録支援機関として事業を始めた後も継続的にサポートしてほしい」
このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
登録支援機関の設立から、その後の運営まで、実務経験に基づいてサポートいたします。
