特定技能外国人の受入れが増えるにつれて、登録支援機関の業務量も増えていきます。
最初は数名の外国人を担当するところからスタートした登録支援機関でも、支援する外国人が10人、30人、50人と増えていくと、
「担当者しか分からない業務が増えてきた」
「面談や相談対応に時間がかかる」
「在留期限や届出の管理が大変になってきた」
「外国人が増えているのに、思ったほど利益が残らない」
「担当者が休むと業務が止まってしまう」
といった問題が発生することがあります。
登録支援機関にとって、外国人を増やすことは売上を増やす大きな機会です。
しかし、人数が増えるたびに業務量も同じ割合で増えてしまう仕組みでは、事業規模が大きくなっても利益が残りにくくなります。
そこで重要になるのが、登録支援機関の業務を「人に依存した運営」から「仕組みで管理できる運営」へ変えていくことです。
登録支援機関の業務が「属人化」していませんか？
登録支援機関では、担当者ごとに外国人を割り振って管理するケースが多くあります。
もちろん担当制にはメリットがあります。
外国人本人からすると、「自分のことを分かってくれている担当者」がいることは安心につながります。
一方で、
- 外国人ごとの情報を担当者だけが把握している
- 相談内容が担当者の頭の中にしかない
- 面談記録の書き方が担当者によって違う
- 届出や在留期限の管理方法が人によって違う
- 担当者が休むと他の人が対応できない
という状態になると、組織としてのリスクが高くなります。
これは「担当者が優秀だから問題ない」という話ではありません。
むしろ、優秀な担当者に業務が集中していること自体が、事業所にとって大きなリスクになる可能性があります。
重要なのは、担当者の経験や能力を活かしながらも、誰が担当しても一定の品質で業務を行える仕組みを作ることです。
まずは登録支援機関の業務を「見える化」する
業務効率化の第一歩は、現在行っている業務を洗い出すことです。
例えば、登録支援機関の業務には、
- 外国人・受入れ企業との連絡
- 支援計画の管理
- 生活オリエンテーション
- 相談・苦情への対応
- 定期面談
- 面談記録・報告書の作成
- 受入れ企業への報告
- 在留期限の管理
- 各種届出の管理
- 生活に関するサポート
- 緊急時の対応
- 行政手続きに関する連携
- 請求・入金管理
など、さまざまな業務があります。
これらを「誰が・いつ・どの方法で・どの程度の時間をかけて行っているのか」まで整理することで、業務の重複や無駄、担当者に集中している業務が見えてきます。
「1人の外国人を支援するために、どれくらいの時間がかかっているか」を把握する
登録支援機関の経営では、売上だけを見ていてはいけません。
重要なのは、1人の外国人に対して、どれくらいのコストと時間がかかっているのかを把握することです。
例えば、月額の支援費用が決まっていても、
- メール・電話対応
- 面談
- 面談場所への移動
- 面談報告書の作成
- 企業への報告
- 相談対応
- 生活支援
- 緊急対応
- 管理業務
などに多くの時間がかかっていれば、実際の利益は想定より小さくなります。
特に見落としやすいのが、担当者の移動時間や事務作業にかかる時間です。
支援料金だけを見て、
「1人あたり月○万円だから利益が出る」
と判断するのではなく、実際にどれだけの時間と経費がかかっているのかを把握することが重要です。
「売上」ではなく「1人あたりの利益」を考える
登録支援機関の経営では、外国人の支援人数を増やすことだけが正解ではありません。
例えば、支援人数が増えて売上が増えても、
- 人件費が増える
- 移動時間が増える
- 車両費・交通費が増える
- 事務作業が増える
- 管理業務が増える
- 問い合わせ対応が増える
という状態になれば、利益率が低下する可能性があります。
そのため、
「外国人1人あたり、いくら売上があり、いくらのコストがかかり、最終的にいくら利益が残るのか」
という視点が必要になります。
さらに、支援する外国人の人数だけではなく、受入れ企業ごとの収益性を見ることも重要です。
例えば、同じ10人を支援していても、1社に10人まとまっている場合と、10社に1人ずつ分散している場合では、訪問や連絡、管理にかかるコストが大きく異なる可能性があります。
登録支援機関の収益化を考える際には、「人数」だけでなく「業務量とコスト」をセットで考えることが重要です。
業務を標準化することで、担当者への依存を減らす
属人化を防ぐためには、業務の標準化も重要です。
例えば、
面談
「何を確認するか」をチェックリスト化する。
面談報告
報告書のフォーマットを統一する。
相談対応
相談内容・対応内容・その後の対応を記録する。
在留期限
外国人ごとに管理し、期限前に確認できる仕組みを作る。
届出
必要な届出を一覧化し、担当者だけでなく組織として確認できるようにする。
このように業務を標準化しておけば、担当者が変わった場合でも、一定の水準で業務を引き継ぐことができます。
「担当者が頑張る仕組み」から「担当者が変わっても回る仕組み」へ。
これが、登録支援機関が事業規模を拡大していくための重要なポイントです。
すべてを自社で抱える必要はない
登録支援機関の業務効率化を考える際には、すべての業務を自社で行う必要があるのかを考えることも重要です。
例えば、行政手続きや在留資格申請など、専門的な知識が必要となる業務については、行政書士などの専門家と連携することで、登録支援機関の担当者が本来の支援業務に集中できる場合があります。
登録支援機関は、
「外国人と企業を支援すること」
に強みがあります。
一方、行政書士は、
「在留資格に関する申請・書類作成等の専門業務」
を担うことができます。
それぞれの専門性を活かして業務を分担することで、登録支援機関の業務負担を軽減し、より多くの外国人を効率的に支援できる体制を作ることにつながります。
登録支援機関は「支援の質」と「経営」の両方を考える
登録支援機関にとって、支援の品質はもちろん重要です。
しかし、事業として継続していくためには、経営面も無視できません。
支援の品質を維持しながら、
- どの業務に時間がかかっているのか
- どの業務を効率化できるのか
- どの業務を外部に委託できるのか
- 1人あたりの支援コストはいくらなのか
- どの受入れ企業が収益につながっているのか
- 適正な支援料金を設定できているか
- 外国人が増えたときに利益も増える仕組みになっているか
を考える必要があります。
登録支援機関の経営では、「支援人数を増やす」だけではなく、「支援人数が増えても利益が残る仕組み」を作ることが重要です。
L&C行政書士事務所では、登録支援機関の業務・経営面もサポートします
L&C行政書士事務所では、特定技能外国人の在留資格申請だけではなく、登録支援機関そのものの業務効率化やコスト管理、収益化についてもご相談いただけます。
例えば、
- 登録支援機関の業務フローの整理
- 業務の属人化に関する改善
- 支援業務の効率化
- 支援人数に応じた業務量の整理
- 1人あたりの支援コストの把握
- コストと支援料金のバランスの検討
- 収益性を考慮した業務体制の構築
- 行政書士との業務分担・連携
- 在留資格申請業務の外部委託
- 業務管理や記録方法の見直し
など、登録支援機関の状況に応じたご相談が可能です。
また、単発のご相談だけではなく、顧問制度を含めた継続的なサポートにも対応しています。
登録支援機関を運営していると、制度変更への対応、外国人や受入れ企業からの相談、申請・届出、社内の業務管理など、日々さまざまな問題が発生します。
その都度、外部の専門家を探すのではなく、継続的に相談できる専門家を持つことで、問題が大きくなる前に対応できる体制を作ることができます。
登録支援機関を「忙しいだけの会社」にしないために
外国人が増え、売上が増えているにもかかわらず、
「担当者が忙しくなっただけ」
「事務作業ばかり増えている」
「利益が思ったほど残らない」
という状態になってしまっては、事業を拡大していくことは難しくなります。
大切なのは、外国人の支援人数を増やすことだけではありません。
支援の品質を維持しながら、業務を効率化し、適切にコストを管理し、利益を確保できる仕組みを作ること。
そして、その仕組みを一度作って終わりではなく、事業規模や支援人数の増加に合わせて継続的に改善していくことが重要です。
L&C行政書士事務所では、特定技能の申請業務をはじめ、登録支援機関の業務効率化、コスト管理、収益化、業務連携、顧問契約まで、登録支援機関の「運営」を長期的な視点からサポートします。
「支援人数が増えて業務が回らなくなってきた」
「利益がどのくらい出ているのか分からない」
「担当者に業務が集中している」
「申請業務まで自社で行う負担を減らしたい」
「登録支援機関を今後さらに成長させたい」
このようなお悩みがあれば、ぜひL&C行政書士事務所へご相談ください。
登録支援機関の業務を「人に依存する仕組み」から「組織として継続できる仕組み」へ。
L&C行政書士事務所は、申請業務だけではなく、登録支援機関の業務と経営を支えるパートナーを目指します。
