「自社支援」のメリット・デメリット
特定技能外国人を受け入れている企業の中には、「登録支援機関に支援を委託しているけれど、自社で支援することはできないのか」「自社支援に切り替えることで費用を抑えられるのではないか」とお考えの方も多いのではないでしょうか。
特定技能外国人の受入れにおいては、一定の要件を満たした企業であれば、登録支援機関に支援を委託せず、自社で支援を行う「自社支援」という選択肢があります。
自社支援には、企業と外国人本人との距離が近くなり、日常的なコミュニケーションを取りやすくなるなどのメリットがあります。一方で、支援業務を適切に実施し、その記録を作成・保管するなど、企業側の負担や責任も生じます。
この記事では、特定技能外国人の自社支援について、メリット・デメリットと、自社支援を検討する際に押さえておきたいポイントについて解説します。
特定技能外国人の「自社支援」とは？
特定技能1号外国人を受け入れる場合、受入れ機関には、外国人が日本で安心して生活し、安定して働くことができるよう、法律で定められた支援を行うことが求められています。
この支援を登録支援機関に委託することもできますが、受入れ企業が一定の要件を満たしている場合には、企業自身が支援を実施することも可能です。
これが「自社支援」です。
自社支援を行う場合、企業は支援責任者や支援担当者を選任し、事前ガイダンス、生活オリエンテーション、相談・苦情への対応、定期的な面談など、必要な支援を適切に実施する必要があります。
また、支援を実施するだけではなく、実施した内容を記録し、必要な届出や報告などを適切に行うことも重要です。
そのため、自社支援は「登録支援機関に委託しなくてもよい」というだけではなく、企業自身が特定技能制度を正しく理解し、継続的に支援を行う体制を整える必要があります。
自社支援のメリット
① 登録支援機関への委託費用を抑えられる可能性がある
自社支援の大きなメリットの一つが、登録支援機関への支援委託費用を削減できる可能性があることです。
特定技能外国人を複数名受け入れている企業の場合、毎月の支援委託費用が積み重なるため、自社で支援体制を整えることで、長期的なコスト削減につながる場合があります。
ただし、自社支援であっても、通訳者の確保や翻訳、生活支援などに費用が発生するケースがあります。
そのため、「自社支援＝費用が一切かからない」というわけではなく、自社で対応できる業務と外部に依頼する業務を整理したうえで検討することが大切です。
② 外国人とのコミュニケーションが取りやすくなる
自社支援では、企業の担当者が外国人本人と直接やり取りする機会が増えます。
日々の仕事や生活の中で困っていることを早期に把握できれば、問題が大きくなる前に対応することも可能です。
特に介護施設などでは、外国人職員が職場の中で孤立しないよう、日常的な声かけやコミュニケーションを行うことが重要です。
③ 企業と外国人の信頼関係を築きやすい
登録支援機関に支援を委託している場合でも、受入れ企業自身が外国人と積極的にコミュニケーションを取ることは重要です。
自社支援では、生活面や仕事面の相談を企業が直接受ける機会が増えるため、企業と外国人との信頼関係を築きやすくなるというメリットがあります。
外国人本人にとっても、「困ったときに相談できる人が身近にいる」という安心感につながります。
自社支援のデメリット
① 支援担当者の業務負担が増える
自社支援を行う場合、通常の業務に加えて、特定技能外国人に対する支援業務を行う必要があります。
外国人からの相談対応、生活に関するサポート、定期的な面談、支援記録の作成・管理など、継続的な対応が必要です。
外国人の人数が増えれば、それだけ支援担当者の負担も大きくなります。
② 支援業務を適切に実施・管理する必要がある
特定技能の支援は、「外国人の相談に乗ればよい」というものではありません。
法令や支援計画に基づいて必要な支援を行い、その実施状況を適切に記録・管理することが求められます。
支援の実施漏れや記録の不備があると、受入れ企業としての適切な支援体制が疑われる可能性もあります。
自社支援を選択する場合には、誰が、いつ、どのような支援を行うのかを明確にし、継続的に管理できる体制を構築することが重要です。
③ 多言語対応が必要になる
外国人からの相談や生活支援を行う際には、本人が十分に理解できる言語で対応する必要があります。
企業側に外国人の母国語を話せる人材がいない場合、通訳者の確保や翻訳対応が必要になることがあります。
特に、病院の受診や行政手続き、契約関係など、正確な意思疎通が求められる場面では、多言語対応の体制をあらかじめ整えておくことが大切です。
自社支援と登録支援機関への委託、どちらがよい？
自社支援と登録支援機関への委託には、それぞれメリットとデメリットがあります。
自社支援は、外国人との距離が近く、企業独自の方法で支援を行える一方、支援業務を担う人材や体制を整える必要があります。
一方、登録支援機関に委託すれば、専門的な知識や経験を持つ外部機関に支援を任せることができます。
重要なのは、単純に「費用が安い方」を選ぶのではなく、自社で本当に継続して支援できる体制があるかを考えることです。
特に、これから特定技能外国人を受け入れる企業だけでなく、現在は登録支援機関に支援を委託している企業が、途中から自社支援へ切り替えることも可能です。
「すべてを自社で行う」必要はありません
自社支援を検討する企業からよくある誤解の一つが、「自社支援にすると、すべての支援を自社だけで対応しなければならない」というものです。
実際には、自社で対応できる業務と、専門家や通訳者などの外部サービスを活用する業務を整理し、自社の体制に合わせて支援の仕組みを構築することが重要です。
例えば、日常的な相談や職場でのフォローは企業が行い、在留手続きや制度上の手続きについては専門家に相談するなど、役割を分ける方法も考えられます。
弊社だからできる「自社支援」のサポート
弊社では、特定技能外国人の受入れ・支援に関する知識と経験を活かし、企業様の状況に合わせた自社支援体制の構築をサポートしています。
自社支援への切り替えを検討されている企業様に対しては、現在の支援体制を確認したうえで、自社で対応すべき業務、外部の専門家や通訳者を活用する業務などを整理し、無理なく継続できる支援体制づくりをお手伝いします。
また、特定技能制度は、外国人を採用して終わりではありません。
在留手続きや各種届出、支援計画に基づく支援、外国人本人との面談、相談対応など、受入れ後も継続的な対応が必要です。
弊社では、書類上の手続きだけを行うのではなく、外国人本人や受入れ企業様とのコミュニケーションを大切にし、必要に応じて直接お会いして状況を確認するなど、顔の見える支援を重視しています。
「登録支援機関にすべて任せるのではなく、自社でも外国人をしっかり支援したい」
「自社支援に切り替えたいが、何から始めればよいかわからない」
「自社支援を行うための体制や必要な手続きについて相談したい」
このような企業様に対して、特定技能制度の専門的な知識をもとに、企業様の実情に合わせたサポートを行っています。
まとめ
特定技能外国人の自社支援には、登録支援機関への委託費用を抑えられる可能性があることや、企業と外国人との距離が近くなり、よりきめ細かな支援を行いやすいというメリットがあります。
その一方で、支援担当者の業務負担や多言語対応、支援記録の管理など、企業側で対応すべきことも増えます。
自社支援を成功させるためには、制度上必要な支援を確実に行える体制を整えることが何よりも重要です。
弊社では、特定技能外国人の受入れを検討されている企業様だけでなく、現在登録支援機関に支援を委託している企業様の「自社支援への切り替え」についてもサポートしています。
自社支援にするべきか、登録支援機関への委託を続けるべきか迷っている場合も、企業様の受入れ人数や社内体制、外国人への支援状況などを踏まえて、一緒に最適な方法を検討いたします。
特定技能外国人の受入れや自社支援についてお悩みの企業様は、お気軽にご相談ください。
